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Rechnung
Rechnungen schreiben Handwerk 2025: Pflichtangaben + Vorlagen
Handwerker-Rechnungen korrekt erstellen in 3 Minuten statt 45 Minuten. Pflichtangaben § 14 UStG, Kleinunternehmerregelung § 19 UStG, 12 Vorlagen für alle Gewerke + KI-Unterstützung.
3 Min
statt 45 Minuten
12 Vorlagen
alle Gewerke
16.320€
Jahresersparnis
Rechnungen in 3 Minuten erstellen – rechtssicher
500+ Handwerksbetriebe nutzen MeisterPrompt • Alle Pflichtangaben automatisch • 30 Tage kostenlos
Das Problem: Rechnungen schreiben kostet 45 Minuten
Die korrekte Rechnungserstellung ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 14 UStG). Fehlerhafte Rechnungen können zu Umsatzsteuer-Nachforderungen führen – und kosten durchschnittlich 45 Minuten pro Rechnung.
Der manuelle Rechnungs-Prozess (45 Min/Rechnung)
1
Word/Excel-Vorlage öffnen (5 Min)
"Welche Vorlage war nochmal aktuell?", alte Rechnung suchen, kopieren, Rechnungsnummer manuell hochzählen (Fehlerquelle!)
2
Kundendaten eintippen (10 Min)
Name, Adresse, Leistungszeitraum aus Angebot/Notizen abschreiben – Tippfehler vorprogrammiert ("Müller" vs "Mueller"?)
3
Positionen & Beträge berechnen (20 Min)
Stundensätze × Stunden, Material, Fahrtkosten, Kleinmaterial-Pauschale, Netto-Summe, 19% USt berechnen, Brutto-Summe – Excel-Formeln fehleranfällig
4
Pflichtangaben prüfen & als PDF speichern (10 Min)
Steuernummer? Rechnungsdatum? Leistungsdatum? Zahlungsfrist? Als PDF speichern, richtiger Dateiname, in Ordner ablegen, per Email versenden
Gesamtzeit pro Rechnung:45 Minuten
Bei 40 Rechnungen/Monat = 30 Stunden = 2.040€ verschwendet (bei 68€/h Stundensatz)
Opportunitätskosten + Fehlerkosten
30h Zeitverschwendung/Monat (40 Rechnungen à 45 Min)2.040€
+ Fehlerhafte Rechnungen → Korrekturen (Ø 5/Monat à 30 Min)+ 170€
+ Zahlungsverzug durch fehlende Mahnungen (Ø 8% Ausfall)+ 2.560€
Gesamt-Verlust pro Monat:4.770€
Hochgerechnet auf 1 Jahr:
Jährlicher Verlust:57.240€
Die Lösung: Rechnung in 3 Minuten mit KI erstellen
MeisterPrompt erstellt rechtssichere Handwerker-Rechnungen in nur 3 Minuten – mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG, automatischer Rechnungsnummerierung und Kleinunternehmer-Regelung § 19 UStG.
VORHER: Manuelle Rechnung
✗45 Minuten Aufwand pro Rechnung
✗Pflichtangaben vergessen → Nachforderung
✗Rechnungsnummer manuell → Fehler
✗Excel-Rechenfehler (USt falsch)
✗Zahlungsfristen vergessen
✗Kein Mahnwesen → 8% Zahlungsausfall
✗Kleinunternehmer-Hinweis fehlt
NACHHER: KI-Rechnung
✓3 Minuten - 93% Zeitersparnis
✓Alle 14 Pflichtangaben automatisch
✓Rechnungsnummer fortlaufend (lückenlos)
✓USt-Berechnung fehlerfrei (19%/7%/0%)
✓Zahlungsfrist automatisch (14 Tage Standard)
✓Mahnwesen integriert → 2% Zahlungsausfall
✓Kleinunternehmer § 19 UStG korrekt
Live-Beispiel: Rechnung erstellen für Maler-Auftrag (3 Min)
Schritt 1: Auftrag auswählen (30 Sek)
→ Auftrag: Wohnzimmer streichen - Familie Schneider
→ Angebot vom: 15.10.2025
→ Auftragswert: 2.850€ brutto
→ Leistungszeitraum: 20.10. - 22.10.2025
Schritt 2: KI generiert Rechnung (1 Min)
RECHNUNG
Rechnungsnummer:
2025-0347
Rechnungsdatum:
23.10.2025
Leistungsdatum:
20.10. - 22.10.2025
Steuernummer:
123/456/78901
Kunde:
Familie Schneider
Hauptstraße 42
80331 München
Hauptstraße 42
80331 München
Leistungen:
Pos. 1: Abkleben & Abdecken (3h × 68€)204,00€
Pos. 2: Wände grundieren (4h × 68€)272,00€
Pos. 3: Wände 2× streichen (12h × 68€)816,00€
Pos. 4: Decke 1× streichen (5h × 68€)340,00€
Pos. 5: Material (Farbe, Grundierung, Klebeband)362,00€
Pos. 6: Fahrtkosten (2× 35km à 0,60€)42,00€
Netto-Summe:2.036,00€
19% Umsatzsteuer:386,84€
Brutto-Summe:2.422,84€
Zahlungsfrist: Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen auf das unten angegebene Konto.
Bankverbindung: IBAN DE12 3456 7890 1234 5678 90 | BIC BYLADEM1001
Schritt 3: Prüfen & Versenden (30 Sek)
Alle 14 Pflichtangaben vollständig
USt-Berechnung korrekt (19%)
Rechnungsnummer fortlaufend (2025-0347)
1 Klick: Als PDF per Email versenden
✅ Rechnung erstellt in 3 Minuten!
Zeitersparnis: 42 Min (93%) | Gespart: 47,60€ (bei 68€/h Stundensatz)
Nächster Schritt: Zahlungseingang überwachen & bei Bedarf mahnen →Zum Mahnwesen
Nächster Schritt: Zahlungseingang überwachen & bei Bedarf mahnen →Zum Mahnwesen
14 Pflichtangaben nach § 14 UStG (Checkliste)
Seit 2004 schreibt § 14 Abs. 4 UStG vor, welche Angaben eine Rechnung mindestens enthalten muss. Fehlen Pflichtangaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern – der Kunde bleibt auf der USt sitzen!
Die 14 Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG)
1
Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Firma, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort (Ihre Firmendaten)
2
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Kunde (Firma bei B2B, Privatperson bei B2C)
3
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Eine von beiden reicht. Beispiel Steuernummer: 123/456/78901 (Format variiert nach Bundesland)
4
Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
Tag, an dem die Rechnung erstellt wird (nicht zwingend = Leistungsdatum!)
5
Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig)
Muss lückenlos sein! Beispiele: 2025-0001, RE-2025-347, RG2025347 (keine Nummer darf doppelt vergeben werden!)
6
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
Beispiel: "Wände streichen (42m²)", "Elektroinstallation Küche", "Heizungswartung"
7
Zeitpunkt der Lieferung/Leistung (Leistungsdatum)
Entweder exaktes Datum ("20.10.2025") oder Zeitraum ("20.10. - 22.10.2025")
8
Entgelt für die Lieferung/Leistung (Netto-Betrag)
Preis ohne Umsatzsteuer. Bei mehreren Positionen: Summe aller Positionen
9
Anzuwendender Steuersatz (19%, 7% oder 0%)
Handwerkerleistungen = meist 19% | Ermäßigter Satz 7% nur bei Reparaturen in Wohnungen (§ 12 Abs. 2 Nr. 4 UStG)
10
Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag (USt in Euro)
Beispiel: 2.000€ netto × 19% = 380€ USt
11
Kleinunternehmer § 19 UStG: Hinweis erforderlich!
Wenn Sie Kleinunternehmer sind (Umsatz < 22.000€), MUSS folgender Hinweis auf der Rechnung stehen:
"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Dann entfallen Pflichtangaben 9 & 10 (Steuersatz & USt-Betrag).12
Hinweis auf Aufbewahrungspflicht (bei Bauleistungen § 13b UStG)
Nur relevant bei Bauleistungen an andere Unternehmer. Hinweis: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
13
Gutschrift-Hinweis (falls Kunde die Rechnung erstellt)
Nur bei Gutschriften relevant. Text: "Die Rechnung/Gutschrift erhalten Sie vom Auftraggeber"
14
Reverse-Charge-Hinweis (bei grenzüberschreitenden Leistungen)
Nur bei Leistungen ins EU-Ausland. Hinweis: "Reverse Charge - Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
⚠️ Häufigster Fehler: Leistungsdatum fehlt!
38% aller Handwerker-Rechnungen haben kein Leistungsdatum – das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug verweigern!
❌ FALSCH (kein Leistungsdatum):
Rechnungsdatum: 23.10.2025
Leistung: Elektroinstallation
Leistung: Elektroinstallation
✅ RICHTIG (mit Leistungsdatum):
Rechnungsdatum: 23.10.2025
Leistungsdatum: 20.10. - 22.10.2025
Leistungsdatum: 20.10. - 22.10.2025
Kleinunternehmerregelung § 19 UStG
Handwerksbetriebe mit Jahresumsatz unter 22.000€ können die Kleinunternehmerregelung nutzen – keine USt in Rechnung stellen, aber auch kein Vorsteuerabzug!
Kleinunternehmer-Rechnung: Besonderheiten
⚠️ PFLICHT-Hinweis (sonst USt-Nachforderung!):
"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Keine USt in der Rechnung
Nur Netto-Betrag = Brutto-Betrag. Beispiel: 1.500€ (statt 1.500€ + 19% USt = 1.785€)
Kein Vorsteuerabzug
Material-Einkauf mit 19% USt → Sie können diese USt NICHT abziehen!
Umsatzgrenze beachten
Vorjahr < 22.000€ UND laufendes Jahr voraussichtlich < 50.000€
Beispiel Kleinunternehmer-Rechnung:
Pos. 1: Malerarbeiten (12h × 55€)660,00€
Pos. 2: Material240,00€
Rechnungsbetrag:900,00€
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlungsfristen & Mahnwesen
Durchschnittlich 8% aller Handwerker-Rechnungen werden nicht oder zu spät bezahlt. Ein strukturiertes Mahnwesen reduziert Zahlungsausfälle auf unter 2%!
Zahlungsfristen-Standard
Standard (ohne Vereinbarung):30 Tage
Empfohlen für Handwerk:14 Tage
Mit Skonto (2% bei 7 Tagen):7 Tage
Tipp: Text in Rechnung:
"Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen auf das unten angegebene Konto. Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2% Skonto."
3-Stufen-Mahnwesen
1
Zahlungserinnerung (Tag 15)
Freundlicher Hinweis, keine Mahngebühr. Vielleicht Rechnung übersehen?
2
1. Mahnung (Tag 21)
Mahngebühr 5€ + Verzugszinsen 9% p.a. (§ 288 BGB)
3
2. Mahnung (Tag 28)
Mahngebühr 10€. Androhung: "Bei Nichtzahlung bis XX.XX. Inkasso/Anwalt"
Automatisches Mahnwesen mit MeisterPrompt
Tag 15: Automatische Zahlungserinnerung per Email
Tag 21: 1. Mahnung mit Mahngebühr (5€) & Verzugszinsen (9% p.a.)
Tag 28: 2. Mahnung mit erhöhter Mahngebühr (10€) & Inkasso-Androhung
Ergebnis:
Zahlungsausfall-Quote sinkt von 8% auf < 2% = 6% weniger Verlust
Bei 320.000€ Jahresumsatz = 19.200€ mehr Zahlungseingang
Bei 320.000€ Jahresumsatz = 19.200€ mehr Zahlungseingang
10 häufigste Rechnungs-Fehler (und wie KI sie verhindert)
1
❌ Leistungsdatum fehlt (38% aller Rechnungen!)
Ohne Leistungsdatum kann Kunde Vorsteuerabzug verlieren → Sie müssen Rechnung korrigieren
✅ KI setzt automatisch Leistungsdatum aus Auftrags-Zeitraum (z.B. "20.10. - 22.10.2025")
2
❌ Rechnungsnummer doppelt vergeben
Manuelle Nummerierung → Fehler! Finanzamt verlangt lückenlose, eindeutige Nummern
✅ KI vergibt fortlaufende Nummer automatisch (2025-0001, 2025-0002, ...) – keine Lücken, keine Duplikate
3
❌ USt-Berechnung falsch (Excel-Rundungsfehler)
2.036€ × 19% = 386,84€ (nicht 386,80€!) → Finanzamt moniert Differenz
✅ KI berechnet USt kaufmännisch korrekt: Netto × 0,19, gerundet auf 2 Dezimalstellen
4
❌ Kleinunternehmer-Hinweis fehlt
Kleinunternehmer schreibt Rechnung OHNE § 19 UStG Hinweis → USt-Nachforderung vom Finanzamt!
✅ KI fügt automatisch ein: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
5
❌ Steuernummer fehlt oder falsch
Ohne Steuernummer ODER USt-IdNr. ist Rechnung ungültig! Format variiert nach Bundesland
✅ KI übernimmt Steuernummer aus Firmenprofil (einmalig hinterlegen, immer korrekt)
Weitere kritische Fehler:
6.
Zahlungsfrist fehlt: Ohne Frist zahlen Kunden später → KI setzt "14 Tage" automatisch
7.
Bankverbindung fehlt: Kunde kann nicht zahlen! → KI fügt IBAN/BIC aus Profil ein
8.
Leistungsbeschreibung zu vague: "Handwerkerleistung" reicht NICHT! → KI übernimmt Details aus Angebot
9.
Kundenadresse falsch: Tippfehler in PLZ/Straße → Rechnung ungültig → KI prüft Plausibilität
10.
Falsche Steuersätze: Wohnungsreparatur 7% statt 19% vergessen → KI erkennt automatisch (§ 12 Abs. 2 Nr. 4 UStG)
ROI-Rechner: Lohnt sich automatische Rechnungserstellung?
Opportunitätskosten-Vergleich
| Szenario | Zeit/Monat | Kosten (68€/h) | Mit KI | Ersparnis/Jahr |
|---|---|---|---|---|
| 20 Rechnungen/Monat (Kleinbetrieb) | 15h | 1.020€ | 1h (68€) | 11.424€ |
| 40 Rechnungen/Monat (Mittelbetrieb) | 30h | 2.040€ | 2h (136€) | 22.848€ |
| 60 Rechnungen/Monat (Großbetrieb) | 45h | 3.060€ | 3h (204€) | 34.272€ |
Break-Even: Wann lohnt sich MeisterPrompt?
MeisterPrompt Kosten:
29€/Monat
= 348€/Jahr
Ersparnis pro Rechnung:
47,60€
42 Min × 68€/h
✅ Break-Even: Nach nur 8 Rechnungen!
8× Rechnung = 380,80€ Zeitersparnis vs. 29€ Kosten = 351,80€ Gewinn
ROI: 1.213% im ersten Monat (bei 40 Rechnungen/Monat)
ROI: 1.213% im ersten Monat (bei 40 Rechnungen/Monat)
Rechnungen in 3 Minuten erstellen – rechtssicher & fehlerfrei
500+ Handwerksbetriebe nutzen MeisterPrompt für fehlerfreie Rechnungen. Keine Kreditkarte erforderlich. 30 Tage kostenlos testen.
Weitere hilfreiche Guides:
Angebote schreiben Handwerk 2025 →
Vom Angebot zur Rechnung: Kompletter Workflow für Handwerker. 10 Vorlagen für alle Gewerke.
Preiskalkulation Handwerk 2025 →
Stundensatz richtig berechnen: Vollkostenrechnung, Gewinnmarge, Materialaufschlag.
Häufige Fragen zu Handwerker-Rechnungen
Welche Pflichtangaben muss eine Handwerker-Rechnung enthalten?
Laut § 14 Abs. 4 UStG müssen folgende 14 Pflichtangaben auf der Rechnung stehen:
- Name und Anschrift des Leistenden (Ihre Firma)
- Name und Anschrift des Kunden
- Steuernummer ODER USt-IdNr.
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig)
- Leistungsbeschreibung
- Leistungsdatum (oft vergessen!)
- Netto-Betrag
- Steuersatz (19%, 7% oder 0%)
- USt-Betrag in Euro
- Kleinunternehmer-Hinweis (falls zutreffend)
- Aufbewahrungspflicht-Hinweis (bei Bauleistungen)
- Gutschrift-Hinweis (falls Kunde die Rechnung schreibt)
- Reverse-Charge-Hinweis (bei EU-Ausland)
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen?
Nein! Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Jahresumsatz < 22.000€) dürfen Sie KEINE Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen MUSS folgender Hinweis auf der Rechnung stehen:
"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Wichtig: Ohne diesen Hinweis kann das Finanzamt nachträglich USt fordern! Sie berechnen nur den Netto-Betrag (= Brutto-Betrag), haben aber auch keinen Vorsteuerabzug.
Wie lange ist die Zahlungsfrist bei Handwerker-Rechnungen?
Ohne ausdrückliche Vereinbarung gilt nach § 271 BGB die Zahlungsfrist von 30 Tagen. Für Handwerksbetriebe empfiehlt sich jedoch:
Standard-Zahlungsfrist:14 Tage
Mit Skonto (2% bei Zahlung innerhalb):7 Tage
Tipp: Text in Rechnung: "Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen. Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2% Skonto."
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe auf der Rechnung fehlt?
Fehlen Pflichtangaben, kann das schwerwiegende Folgen haben:
Vorsteuerabzug verweigert: Kunde kann USt nicht abziehen → Beschwerde bei Ihnen!
Rechnung gilt als nicht ausgestellt: Finanzamt kann Bußgeld verhängen (bis 5.000€)
Korrektur-Aufwand: Sie müssen berichtigte Rechnung erstellen & versenden
Häufigster Fehler: Leistungsdatum fehlt (38% aller Handwerker-Rechnungen!) → Immer Zeitraum angeben: "Leistungsdatum: 20.10. - 22.10.2025"